rDie Ermächtigung ist geschafft – herzlichen Glückwunsch! Jetzt beginnt der nächste spannende Abschnitt: der Berufsalltag als Urkundenübersetzerin oder Urkundenübersetzer. Und damit tauchen viele Fragen auf: Welche Ausstattung brauche ich? Wie bearbeite ich meine ersten Aufträge? Wo finde ich fachliche Unterstützung?

Hier findest du eine erste Orientierung für deinen gelungenen Start.

1. Einstiegsseminar zum Urkundenübersetzen

Die Ermächtigung ist eine wichtige Voraussetzung – die praktische Arbeit mit Urkunden bringt aber noch einmal ganz eigene Fragen mit sich. Wie legt man eine beglaubigte Übersetzung an? Welche Formvorschriften gibt es? Wie schreibt man den Bestätigungsvermerk? Wie recherchierst du zuverlässig? Wie gehst du mit Apostillen, Legalisationen, Stempeln und schwer lesbaren Dokumenten um? Und wie gestaltest du eine Übersetzung so, dass sie formal und fachlich überzeugt?

Wir empfehlen daher allen neu Beeidigten, ein Seminar zum Urkundenübersetzen zu besuchen – sei es beim BDÜ oder bei uns. Hier geht’s zu unserem aktuellen Seminarangebot.

Ein praxisnahes Seminar kann dir den Einstieg erleichtern. Für Übersetzerinnen und Übersetzer mit der Sprachkombination Spanisch–Deutsch bieten wir mehrmals pro Jahr das Webinar „Urkundenübersetzen Spanisch ↔ Deutsch“ an. Es behandelt unter anderem Recherche und Terminologie, typische Urkunden, Apostillen und Legalisationen, digitale Signaturen sowie den Arbeitsablauf von der Vorlage bis zur fertigen Übersetzung.

Sarah bietet außerdem regelmäßig ihr Seminar „Geschäftsmodell Urkundenübersetzer“ über den BDÜ oder direkt über uns an.

Für weitere Sprachkombinationen und Themen lohnt sich ein Blick in die Seminarübersicht des BDÜ.

2. Leitfaden Urkundenübersetzen

Gerade bei den ersten Aufträgen ist es hilfreich, auf eine strukturierte Vorgehensweise zurückgreifen zu können. Unser Leitfaden für das Urkundenübersetzen gibt praktische Hinweise zu formellen Anforderungen, Layout, Bestätigungsvermerken, Apostillen und Legalisationen sowie zum Umgang mit Namen, Behördenbezeichnungen und Bildungsabschlüssen. Unser Leitfaden basiert auf den Vorgaben des BDÜ und enthält noch ein paar weitere Details. 

3. Büroausstattung für Urkundenübersetzer

Vermutlich hast du deinen Stempel schon: In vielen Fällen wird er bereits zur Beeidigung oder Ermächtigung benötigt. Falls noch nicht, informiere dich bei dem für dich zuständigen Gericht über die geltenden Vorgaben.

Für das Verbinden und Fertigstellen von Urkundenübersetzungen gehören außerdem einige praktische Hilfsmittel zur Grundausstattung:

• eine Ösenzange und passende Ösen

• Notargarn (nicht in den Farben eines Bundeslandes oder des Bundes)

• Siegelsterne

• ein zuverlässiger Drucker mit Scanner und automatischem Dokumenteneinzug (ADF)

• C4 Versandtaschen mit Papprückwand und Fenster

• Dokumentenhüllen

• 90g/m2 Druckerpapier (wir empfehlen stärkeres Papier als nur 80g/m2 zu verwenden)

Was du genau brauchst und worauf du bei der Ausstattung achten kannst, haben wir in unserem Beitrag Nützliche Tools für Urkundenübersetzer zusammengestellt.

4. Marketing und Kundenakquise

Auch Marketing darf von Anfang an dazugehören: Pflege dein berufliches Netzwerk, trage dich in passende Verzeichnisse ein und überlege, über welche Kanäle deine Zielgruppe nach Übersetzungsleistungen sucht. Du musst nicht alles gleichzeitig umsetzen – wichtig ist, dass du sichtbar wirst und deine Kommunikation Schritt für Schritt aufbaust.

Eigene Webseite

Eine eigene Website hilft potenziellen Auftraggeberinnen und Auftraggebern, dich und dein Angebot zu finden. Informiere klar über deine Sprachkombinationen, Fachgebiete und Leistungen und mache es Interessierten leicht, Kontakt aufzunehmen.

Visitenkarten und Flyer

5. Buchhaltung organisieren und E-Rechnung

Eine Buchhaltungssoftware hilft dir, Angebote und Rechnungen zu erstellen, Kundendaten und Zahlungseingänge zu verwalten und Belege für die Steuer zu organisieren. Achte bei der Auswahl darauf, dass sie zu deinen Abläufen passt – zum Beispiel bei Rechnungen für Kundschaft im Ausland und beim Umgang mit E-Rechnungen. Was Urkundenübersetzer dazu wissen sollten, erklären wir in unserem Beitrag „Die E-Rechnung: Was muss ich als Urkundenübersetzer wissen und beachten?“.

Wir nutzen selbst Lexware Office: Angebote lassen sich mit hinterlegten Leistungen und Preisen schnell erstellen, Kunden und Zahlungen verwalten und Belege für die Buchhaltung erfassen. Auch Sevdesk kann eine Option sein. Schau dir beide Lösungen an und prüfe, welche Funktionen du für dein Büro brauchst:

Sevdesk kostenlos testen (Werbung)
Lexoffice kostenlos testen (Werbung)

6. Elektronischer Rechtsverkehr mit der Justiz

Auch die digitale Kommunikation mit Gerichten kann für deine Arbeit relevant sein. Informiere dich, welches Postfach für deinen beruflichen Einsatz passt. Das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) kann von beeidigten oder öffentlich bestellten Übersetzerinnen und Übersetzern für die elektronische Kommunikation im Rechtsverkehr genutzt werden. Informationen zum Mein Justizpostfach (MJP) findest du ebenfalls online.

7. KI-Kompetenz: Werkzeuge verstehen und Ergebnisse prüfen

Künstliche Intelligenz kann beim Strukturieren, Recherchieren und Verstehen von Texten helfen. Sie ersetzt jedoch nicht die fachliche Prüfung – besonders bei Urkunden, wo Auslassungen oder überzeugend klingende Fehler schwerwiegende Folgen haben können. Prüfe KI-Ergebnisse kritisch und gib personenbezogene Daten oder sensible Sachverhalte nicht in KI-Modelle ein.

Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Übersetzungsbüros und Teams, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz von Mitarbeitenden zu ergreifen, die beruflich mit KI-Systemen arbeiten. Ein bestimmtes Kompetenzniveau oder Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Dennoch ist es sinnvoll, Weiterbildungen, interne Leitlinien und eingesetzte KI-Werkzeuge zu dokumentieren. So kannst du deinen Umgang mit KI gegenüber Auftraggebern nachvollziehbar machen und zeigen, dass die fachliche Verantwortung für die fertige Übersetzung bei dir liegt. Die Europäische Kommission beantwortet weitere Fragen zur KI-Kompetenz; der BDÜ bietet Seminare an.

Bleib mit uns in Verbindung

Wir wünschen dir einen gelungenen Start in deinen neuen Berufsalltag und hoffen, dich auf deinem Weg begleiten zu dürfen. Registriere dich am besten gleich auf urkundenuebersetzer-online.de und lege dein Konto an. Nach der Freischaltung erhältst du Zugang zu unseren kostenlosen und kostenpflichtigen Produkten im Shop.

Damit du neue Vorlagen, Beiträge und Angebote nicht verpasst, kannst du dich außerdem zu unserem Newsletter anmelden.

Herzlich willkommen im Berufsalltag des Urkundenübersetzens!

Bildquelle: KIr