Verwaltung, Steuern und Büro

Die E-Rechnung: Was muss ich als Urkundenübersetzer wissen und beachten?

Zusammenfassung ohne Gewähr und ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Ersetzt keine Steuerberatung. 25.09.2024

In welchen Fällen ist/wird die E-Rechnung Pflicht?

  • Die E-Rechnung ist bereits Pflicht für Rechnungen an Behörden und Verwaltung. Als Urkundenübersetzer stellen wir ab und an Rechnungen an Behörden und Stellen der öffentlichen Verwaltung. Trotz dessen ist es mir bisher nicht passiert, dass ich aufgefordert wurde, eine E-Rechnung zu stellen. Das liegt meist daran, dass auch die Stellen noch nicht über die digitale Infrastruktur verfügen, um die Rechnungen zu verarbeiten.
  • Vereinfacht gesagt wird die E-Rechnung ab kommendem Jahr für B2B-Leistungen Pflicht, also zwischen Unternehmern, beispielsweise bei Geschäften zwischen Übersetzern / Untervergaben, Übersetzer – Agentur / Unternehmenskunde etc.) im Inland. Sie soll jedoch auf Ausland (EU) für §13b-Rechnungen ausgeweitet werden.

Wer gilt als Unternehmer?

Ganz klar und deutlich: wir alle. Und zwar unabhängig davon, ob wir Kleinunternehmer sind, ein Gewerbe haben, Freiberufler sind oder nur eine freiberufliche Nebentätigkeit ausüben.

Unternehmer ist man „im Sinne des Umsatzsteuerrechts, wenn Sie eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausüben, die auf eine dauerhafte Erzielung von Einnahmen angelegt ist. […] Es kommt nicht darauf an, ob Sie Gewinne erzielen oder eine Pflicht zur Gewerbeanmeldung besteht.“ [Quelle].

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

  • Rechnungen über Kleinbeträge bis 250€ sind von der Pflicht aktuell erst einmal ausgenommen.
  • Ebenso Rechnungen an Privatpersonen. Wenn du als Urkundenübersetzer also AUSCHLIESSLICH für Privatkunden arbeitest und nicht für Unternehmen, Agenturen und KollegInnen, kannst du hier aufhören zu lesen 🙂

Was ist die E-Rechnung?

  • Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem speziellen Dateiformat nach EU-Verordnung
  • Alle anderen Rechnungen heißen ab jetzt „Sonstige Rechnungen“ (Rechnungen in PDF, Rechnungen auf Papier, etc.).
  • Eine Rechnung in PDF ist keine E-Rechnung! Eine E-Rechnung ist ein mit einem Tool erzeugter Belege in Programmiersprache XML, ein reiner Datensatz, der mit dem bloßen Auge nicht zu entschlüsseln ist.
  • Erfüllen tun dieses Format bspw. die XRechnung und ZUGFeRD Rechnungen.

Wer muss wann E-Rechnungen erzeugen und empfangen? Fristen und Vorgaben

  • Aktuell ist die E-Rechnung bereits für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend (s.o.).
  • Ziel: Es soll künftig dem Finanzamt möglich sein, die Daten automatisch auszulesen, auch wenn das aktuell noch nicht passiert, z.B. bei einer Betriebsprüfung.
  • Dieses spezielle Dateiformat kann nur mit einem Zwischenschritt über ein Tool wieder in ein lesbares Format gebracht werden.

Dafür nutzt man deshalb die oben angegebenen Formate, beispielsweise ZUGFeRD Rechnungen. Sie sind ein hybrides Format, bestehend aus zwei Komponenten, dem Datensatz und einer PDF. Ohne das PDF kann der Kunde die Rechnung nicht lesen

Für das Finanzamt ist bei Diskrepanzen jedoch der Datensatz, nicht das PDF maßgeblich!

FRISTEN

E-Rechnung in Lexware Office

Für die KollegInnen, die Lexoffice (jetzt Lexware Office) verwenden, hier noch ein paar praktische Tipps für den Umgang mit E-Rechnungen in Lexware Office.

  1. Kontakt anlegen als FIRMA -> Leitweg-ID eingeben (erhält man bei öffentlichen Auftraggebern von der jeweiligen Stelle. Sonst (bei Unternehmenskunden) einfach irgendwas eingeben, z.B. die Kundennummer)
  2. Bankkonto muss angebunden sein. Unter „Layout“ muss die Bankverbindung eingegeben werden. Es reicht nicht, dass sie auf dem hochgeladenen Briefpapier vermerkt ist.
  3. E-Rechnungen empfangen: einfach unter Belege mit der Maus reinziehen (sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD).

Hier geht es zu den FAQ von Lexware zur ERechnung.

Wir hoffen, der Artikel hat ein wenig Licht ins Dunkel rund um die E-Rechnungspflicht für Übersetzer gebracht.

Sarah & Claudia von SES Urkundenübersetzer Online