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Behördenwissen für Urkundenübersetzer
Warum Hintergrundwissen über behördliche Abläufe für Urkundenübersetzer*innen unverzichtbar ist
Als Urkundenübersetzerin oder Urkundenübersetzer ist es unsere Hauptaufgabe, amtliche Dokumente präzise und rechtssicher in eine andere Sprache zu übertragen. Doch in der Praxis reicht sprachliche Kompetenz allein oft nicht aus. Wer in diesem Bereich arbeitet, weiß: Unsere Kundinnen und Kunden kommen selten nur mit einem „Übersetzungsproblem“ zu uns – sie stehen meist vor einem komplexen administrativen Vorgang, bei dem sie Unterstützung benötigen.
Hier setzt Behördenwissen für Urkundenübersetzer an. Wer die Prozesse hinter den Dokumenten kennt – die Anforderungen von Behörden, Ämtern, Botschaften oder Konsulaten – kann nicht nur bessere Übersetzungen liefern, sondern echte Mehrwerte schaffen. Das steigert die Zufriedenheit der Kunden und sie empfehlen uns gerne weiter.
Kunden aufklären – Vertrauen aufbauen
Viele Menschen sind mit den Anforderungen deutscher Behörden oder internationaler Verfahren überfordert. Ob es um die Anerkennung ausländischer Urkunden, die Umschreibung eines Führerscheins, die Eheschließung mit einem ausländischen Partner oder ein Visumsverfahren geht – jede Situation bringt ganz eigene Herausforderungen mit sich.
Wenn wir als Urkundenübersetzer*innen wissen, wofür ein bestimmtes Dokument benötigt wird, und erklären können, warum eine Apostille verlangt wird oder was eine konsularische Legalisation bedeutet, wie diese einzuholen sind und wie die nächsten Schritte sind, fühlen sich Kundinnen und Kunden nicht nur besser informiert, sondern „an die Hand genommen“. Sie erleben uns nicht nur als Dienstleister, sondern als kompetente Begleitung durch einen oft unübersichtlichen bürokratischen Dschungel.
Mitdenken – bessere Ergebnisse liefern
Ein klassisches Beispiel: Eine Kundin bittet um die Übersetzung ihrer Geburtsurkunde. Wer hier einfach „nur“ übersetzt, verfehlt möglicherweise das Ziel – denn vielleicht wird für den konkreten Verwaltungsakt auch zusätzliche eine Apostille oder Legalisation gefordert oder gar noch zusätzlich die Apostille für die Unterschrift des Übersetzers. Spätestens, wenn die Kunden unvollständige Dokumente einreichen, ist der Frust vorprogrammiert. Schuld sind das ganz oft wir Übersetzer, die „sie doch darauf hätten hinweisen sollen“.
Wer Prozesse und Anforderungen kennt, denkt mit – und kann gezielt nachfragen, beraten und gegebenenfalls sogar Fehler vermeiden. Das spart den Kundinnen und Kunden Zeit, Nerven und im besten Fall auch Geld.
Beratungskompetenz rechtfertigt höhere Preise
Je besser und zielgerichteter wir beraten, desto stärker steigt der wahrgenommene Wert unserer Arbeit. Wer nicht nur übersetzt, sondern auch Orientierung bietet, darf seine Leistungen entsprechend kalkulieren. Gerade in einem Bereich, in dem die Qualität nicht sofort sichtbar ist, ist fachliches Know-how ein wichtiges Verkaufsargument.
Wer nach dem Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz (JVEG) abrechnet oder vergleichbare Honorarsätze ansetzt, kann fundiertes Hintergrundwissen gezielt als Argument einsetzen:
„Ich liefere nicht nur eine Übersetzung – ich liefere eine Lösung, mit der Sie sicher durch den Behördendschungel kommen.“
4.Kundenbindung durch echten Mehrwert
Viele Übersetzungskundinnen und -kunden benötigen nicht nur ein einzelnes Dokument, sondern kehren mit weiteren Anliegen zurück – sei es für andere Verfahren oder für Bekannte und Verwandte. Wer sich gut beraten und betreut fühlt, empfiehlt gerne weiter.
Expertise schafft Vertrauen. Vertrauen schafft Folgeaufträge. Eine einfache Gleichung, die in der Praxis wirkt.
Fazit: Behördenwissen macht den Unterschied
Urkundenübersetzer*innen bewegen sich an der Schnittstelle zwischen Sprache, Recht und Verwaltung. Wer sich in den jeweiligen Kontexten auskennt – seien es konsularische Verfahren, Einwanderungsprozesse oder standesamtliche Anforderungen –, hebt sich deutlich von der Masse ab.
Unser Wissen ist nicht nur unser Werkzeug – es ist unser Kapital.
Und je besser wir es nutzen, desto größer ist der Nutzen für unsere Kundinnen und Kunden – und damit auch für unser eigenes Geschäft.
In weiteren Artikeln zu Fachthemen möchten wir euch dieses Behördenwissen für Urkundenübersetzer Schritt für Schritt vermitteln. Bleibt dran und tragt euch gleich für unseren Newsletter ein, um keine Folge mehr zu verpassen 😉
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Beitrag erstellt am 12.06.2025
von Claudia Schultze
Diplom-Übersetzerin Spanisch und Tschechisch
Ermächtigt für die spanische und tschechische Sprache vom LG Potsdam
Inhaberin von CS Übersetzungen
https://claudiaschultze.de/
Mitbegründerin von Schneider & Schultze Urkundenübersetzungen GbR
